Aufgrund des hohen Pflegeaufwandes ist es dem  Fachbereich Schule nicht mehr möglich, die individuellen E-Mail Adressen der IT-Obleute zu verwalten.

Im Rahmen der Jahresinvestitionsgespräche (JIG) wurden die Schulen darüber informiert, dass der Fachbereich Schule ausschließlich über die auf dem Betreuungsserver eingerichteten E-Mail Adressen der in den JIG benannten IT-Obleute kommunizieren und informieren wird.

Um den IT-Obleuten ebenfalls die Arbeit zu erleichtern, besteht die Möglichkeit eine E-Mail Weiterleitung einzurichten, so dass die E-Mails vom Betreuungsserver an jede beliebige Adresse umgeleitet werden können.

Servicedienstleister

Wichtig ist außerdem, dass die Dienstleister (IServ GmbH, ITEBO GmbH etc.) Terminvorschläge für Serviceleistungen per E-Mail versenden und in den jeweiligen Schulen nur dann aktiv werden, wenn die Terminvorschläge bestätigt wurden.

Diese Regelung wurde getroffen, da sich die Erreichbarkeit der Schulen für die Dienstleister per Telefon bzw. Fax zwecks Terminvereinbarung in der Vergangenheit als sehr schwierig gestaltet hat.

Ansprechpartner

In den JIG wurden daher die Schulen gebeten dem Fachbereich Schule verbindliche Ansprechpartner/-innen inkl.  Mobilfunknummern zu nennen.

Die Daten der Ansprechpartner/-innen sollen von den Schulen ständig auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Zu diesem Zweck wird ein Formular zur Aktualisierung der Kontaktdaten bereitgestellt, das bei Änderungen umgehend an den Fachbereich Schule gefaxt werden soll.