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Restart MICE: Orientierungshilfe während der Corona-Pandemie

© istock/Andres Victorero

Restart MICE: Orientierungshilfe während der Corona-Pandemie

Meetings Incentives Conventions Exhibitions: Veranstaltungen im geschäftlichen Kontext mit bis zu 5.000 Personen sind möglich.

Das Coronavirus bestimmt weiter unseren Alltag. Kongressanbieter und Veranstaltungsplaner können derzeit laut der Niedersächsischen Verordnung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Corona-Virus im MICE-Segment Veranstaltungen durchführen. 

Das Convention Bureau Braunschweig (CBBS) arbeitet in Zusammenarbeit mit Partnern der MICE-Branche aus diesem Grund kontinuierlich am neuen Restart. Die Gesundheit der Veranstaltungsteilnehmenden steht dabei an erster Stelle. Um die Sicherheits- und Hygieneanforderungen einhalten und den bestmöglichen Infektionsschutz gewährleisten zu können, hat das CBBS einen Leitfaden erstellt und mit der Gefahrenabwehrleitung in Braunschweig abgestimmt. Diese Checkliste stellt es allen Betreibern für Ihre Raum- und Veranstaltungsplanung zur Verfügung.

Selbstverständlich ist das Team des CBBS weiterhin wie gewohnt telefonisch und per E-Mail für Sie erreichbar – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Informationen zur aktuellen Lage

Für Veranstaltungsplanende und Kongressanbieter stellt das CBBS auf dieser Seite aktuelle und umfangreiche Informationen zur Lage in Braunschweig und Niedersachsen, zu Lockerungen der amtlichen Maßnahmen sowie Links zu weiterführenden Informationen und Unterstützungsangeboten bereit.

Aktuelle Regeln: Das ist im MICE-Bereich möglich (laut Niedersächsischer Verordnung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Corona-Virus, Stand 22.09.2021 und Allgemeinverfügung der Stadt Braunschweig über Aufhebung der 3G-Regelung mit Gültigkeit zum 30.09.2021).

© Land NiedersachsenGrafik zu Veranstaltungen, Sitzungen, Zusammenkünfte

Allgemeine Vorschriften für Veranstaltungen ab 25 Personen

  • Jede Person hat in geschlossenen Räumen, die öffentlich oder im Rahmen eines Besuchs- oder Kundenverkehrs zugänglich sind eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Abweichend davon darf während einer Veranstaltung mit sitzendem Publikum die Mund-Nasen-Bedeckung abgenommen werden, soweit und solange man einen Sitzplatz eingenommen hat und das Abstandsgebot eingehalten wird. 
  • Die Veranstalterin oder der Veranstalter kann den Zutritt auf Personen einschließlich der dienstleistenden Personen, die einen Impfnachweis oder Genesenennachweis vorlegen, beschränken (2G-Regelung). Dann muss keine Mund-Nasen-Bedeckung getragen und kein Abstand eingehalten werden.
  • Die Erhebung der Kontaktdaten und Dokumentation ist für Veranstalterinnen und Veranstalter verpflichtend.
  • Die Veranstalterin oder der Veranstalter ist verpflichtet, Maßnahmen aufgrund eines Hygienekonzepts zu treffen. Ausnahmen bestehen bei Sitzungen und Zusammenkünfte, die durch Rechtsvorschriften vorgeschrieben sind.

Besonderheiten bei Veranstaltungen mit mehr als 1.000 bis 5.000 Personen 

  • Eine Sitzung, Zusammenkunft oder Veranstaltung sowohl unter freiem Himmel als auch in geschlossenen Räumen ist nur zulässig, wenn dies auf Antrag der Veranstalterin oder des Veranstalters zuvor von den zuständigen Behörden zugelassen wird. Die Zulassung kann erteilt werden, wenn die Veranstalterin oder der Veranstalter ein Hygienekonzept vorlegt, das über die unten genannten Anforderungen hinaus bei Veranstaltungen in geschlossenen Räumen ein gesondertes Lüftungskonzept vorsieht. 
  • Die Inanspruchnahme von MICE-Leistungen ist auf geimpfte, genesene und getestete Personen beschränkt (3G-Regelung). Die Veranstalterin oder der Veranstalter hat einen den Nachweis aktiv einzufordern. Wird ein solcher Nachweis nicht vorgelegt, so muss der Person der Zutritt verweigert werden. Die Veranstalterin oder der Veranstalter kann den Zutritt auf Personen einschließlich der dienstleistenden Personen, die einen Impfnachweis oder Genesenennachweis vorlegen, beschränken (2G-Regelung). Dann muss keine Mund-Nasen-Bedeckung getragen und kein Abstand eingehalten werden. 
  • Personen und Gruppen haben zu jeder ihnen unbekannten Person einen Abstand von 1 Meter mit einer Besetzung von je einem freien Sitz rechts und links und reihenweise versetzten freien Plätzen (Schachbrettbelegung) einzuhalten. Der Abstand braucht nicht eingehalten zu werden, wenn jede teilnehmende Person auch bei der Einnahme eines Sitzplatzes eine Mund-Nasen-Bedeckung trägt und nach der Art der Sitzung, Zusammenkunft oder Veranstaltung eine verbale Interaktion und Kommunikation nicht zu erwarten ist. 

Messen oder Ausstellungen für mehr als 1.000 gleichzeitig anwesenden Besucherinnen und Besucher sind möglich, soweit die Zahl der Personen 50 Prozent der Kapazität der gesamten Einrichtung nicht überschreitet. Die Begrenzung auf 50 Prozent gilt nicht, wenn an der Veranstaltung ausschließlich Personen teilnehmen, die über einen Impfnachweis oder einen Genesenennachweis verfügen (2G-Regelung). Die Veranstalterin oder der Veranstalter muss ein zuvor mit der zuständigen Behörde abgestimmtes Hygienekonzept vorhalten.

Hygienekonzept für verantwortungsvolle Veranstaltungen 

Der Betrieb einer öffentlich zugänglichen Einrichtung mit Kunden- oder Besuchsverkehr jeglicher Art sowie die Durchführung einer Veranstaltung oder Versammlung setzen ein Hygienekonzept voraus. In dem Hygienekonzept sind insbesondere Maßnahmen zum Schutz vor Infektionen mit dem Corona-Virus SARS-CoV-2 vorzusehen, die

  1. die Zahl von Personen auf der Grundlage der jeweiligen räumlichen Kapazitäten begrenzen und steuern,
  2. der Wahrung der Abstände dienen, auch durch entsprechende Hinweise,
  3. das Tragen von Mund-Nasen-Bedeckungen in Situationen, in denen einander unbekannte Personen nicht einen Mindestabstand von 1,5 Meter einhalten können, regeln,
  4. Personenströme einschließlich Zu- und Abfahrten steuern und der Vermeidung von Warteschlangen dienen,
  5. die Nutzung sanitärer Anlagen regeln,
  6. das Reinigen von Oberflächen und Gegenständen, die häufig von Personen berührt werden, und von Sanitäranlagen sicherstellen und
  7. sicherstellen, dass Räume möglichst durch die Zufuhr von Frischluft gelüftet werden.

Das Hygienekonzept kann Regelungen und Maßnahmen enthalten, die den Verzicht auf eine Mund-Nasen-Bedeckung ermöglichen, zum Beispiel durch die Verwendung geeigneter physischer Barrieren aus Glas oder Plexiglas. Die oder der jeweils Verpflichtete hat die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um die Einhaltung des Hygienekonzepts zu gewährleisten. Auf Verlangen der zuständigen Behörde hat die oder der Verpflichtete über die Umsetzung des Hygienekonzepts Auskunft zu erteilen. 

Für Versammlungen unter freiem Himmel ist ein Hygienekonzept nur zu erstellen, wenn die Versammlungsbehörde dies aufgrund der Umstände der Versammlung, insbesondere der Anzahl der Teilnehmenden und der örtlichen Gegebenheiten, zum Schutz vor einer Ansteckung mit dem Corona-Virus SARS-CoV 2 verlangt.

Datenerhebung und Dokumentation

Die Veranstalterin oder der Veranstalter einer Sitzung, Zusammenkunft, Messe oder Veranstaltung mit mehr als 25 gleichzeitig anwesenden Teilnehmerinnen und Teilnehmern in geschlossenen Räumen hat personenbezogene Daten der besuchenden oder teilnehmenden Personen zu erheben und bei begründeten Zweifeln auf Plausibilität zu überprüfen, zum Beispiel durch Vorlage eines Personalausweises. Es sind der Familienname, der Vorname, die vollständige Anschrift und eine Telefonnummer (Kontaktdaten) der jeweiligen Person sowie das Erhebungsdatum und die Erhebungsuhrzeit zu dokumentieren; bei dienstlichen Tätigkeiten genügen die dienstlichen Kontaktdaten der jeweiligen Person. 

Die Kontaktdaten sind für die Dauer von drei Wochen nach dem Ende des jeweiligen Ereignisses aufzubewahren. Es ist zu gewährleisten, dass unbefugte Dritte von den erhobenen Kontaktdaten keine Kenntnis erlangen.  Die Dokumentation ist dem zuständigen Gesundheitsamt auf Verlangen vorzulegen. Die Verwendung der Dokumentation ist auf die Vorlage auf Anforderung an das zuständige Gesundheitsamt beschränkt. Spätestens vier Wochen nach der Erhebung sind die Kontaktdaten zu löschen.  

Die Kontaktdatenerhebung soll elektronisch erfolgen und kann im Einzelfall in Papierform erfolgen, wenn eine elektronische Kontaktdatenerhebung nicht möglich ist. Diese Verpflichtungen entfallen, wenn die Nutzung einer Anwendungssoftware zur Verfügung gestellt wird, mittels der Kontaktdaten, Erhebungsdatum und -uhrzeit sowie Aufenthaltsdauer erfasst werden können und die Software für einen Zeitraum von vier Wochen eine Übermittlung an das zuständige Gesundheitsamt ermöglicht.

Soweit gegenüber der oder dem zur Erhebung Verpflichteten Kontaktdaten angegeben werden, ist die besuchende oder teilnehmende Person zur vollständigen und wahrheitsgemäßen Angabe verpflichtet. Verweigert die besuchende oder teilnehmende Person die Kontaktdatenerhebung oder verweigert sie die Zustimmung zur Datenweitergabe, insbesondere auch im Falle eines positiven Testergebnisses, oder erfüllt sie ihre Pflicht nicht, so darf ein Zutritt zu der jeweiligen Einrichtung oder Veranstaltung nicht gewährt werden.

Gastronomische Angebote während Ihrer Veranstaltung

Selbstbedienungsbuffets sind bei MICE-Veranstaltungen zulässig, wenn gewährleistet ist, dass Besucherinnen und Besucher eine FFP2-Maske tragen, solange sie sich nicht am Tisch aufhalten. Bei 2G-Veranstaltungen fällt ist das Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung und die Abstandsregel weg.  

Übernachtungen für Veranstaltungsgäste

Alle Beherbergungsbetriebe in Niedersachsen sind mit entsprechendem Hygienekonzept geöffnet. Das gilt für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen, Ferienhäuser, Jugendherbergen, Campingplätze, Wohnmobilstellplätze sowie Bootsanlegeplätze. Es gibt keine Kapazitätsbeschränkungen und Wiederbelegungssperren. Die Kontaktdaten werden erhoben. Es gilt die Masken- und Abstandspflicht, sofern das Hotel nicht nach dem 2G-Prinzip verfährt.

Hinweis: Es ist unser Anspruch, Sie umfassend und stets aktuell über neue Verordnungen, Maßnahmen sowie Angebote verlässlicher Drittanbieter zu informieren. Die hier dargestellten Informationen sind als eine erste Orientierungshilfe zu verstehen und sollten nicht als alleinige Handlungsgrundlage genutzt werden. Wir empfehlen, dass Sie sich stets direkt bei den verlinkten Organisationen sowie anderen offiziellen und weisungsbefugten Einrichtungen und Ämtern informieren.

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Braunschweig Stadtmarketing GmbH

Convention Bureau Braunschweig

Ansprechpartnerinnen Nina Bierwirth und Vessela Ivanova

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