Nachdem der Antrag eingegangen ist, wird geprüft, ob die Person, die die Geschäftsführung inne hat oder der Prokura erteilt wurde oder die anderen vertretungsberechtigten Personen die Voraussetzungen für die Zuteilung eines roten Kennzeichens erfüllen. Insbesondere wird überprüft, ob sie zuverlässig sind. Hierfür wird ein Führungszeugnis beantragt. Zudem wird eine Auskunft aus dem Verkehrszentralregister beim Kraftfahrtbundesamt und dem örtlichen Gewerberegister eingeholt.
Sobald die Zuverlässigkeitsprüfung positiv abgeschlossen ist, kann ein rotes Händler-Kennzeichen zugeteilt werden. Es erfolgt eine Befristung auf maximal fünf Jahre. Vor Ablauf dieser Frist muss das Kennzeichen neu beantragt werden, soweit eine Weiterbewilligung erwünscht ist.
Zusammen mit der Zuteilung werden zwei Kennzeichenschilder gesiegelt. Daneben erhält man ein rotes Fahrzeugscheinheft, in das jedes mit dem roten Kennzeichen gefahrene Fahrzeug eingetragen und die Vorschriftsmäßigkeit und Verkehrssicherheit des Fahrzeugs durch Unterschrift bestätigt werden muss.
Zusätzlich muss ein Heft geführt werden, in dem jede Fahrt eingetragen werden muss.
Auch beim roten Kennzeichen besteht die Verpflichtung, die Auflösung eines Betriebes, eine Verlegung oder Umfirmierung unverzüglich anzuzeigen.
Rote Kennzeichen dürfen nicht verliehen, sondern nur für den eigenen Betrieb verwendet werden.