Hat sich der Sterbefall nicht in einem Krankenhaus, Alten- und Pflegeheim oder sonstigen Einrichtung ereignet,  

• müssen Sie einen Arzt und einen Bestatter kontaktieren
  und
• den Sterbefall beim zuständigen Standesamt mündlich anzeigen oder den Bestatter mit der Anzeige beauftragen.

Hat sich der Sterbefall im Krankenhaus ereignet, nehmen Sie als Angehöriger in Absprache mit dem Krankenhauspersonal Kontakt zu einem Bestatter auf.

• Der Arzt oder die Ärztin stellt eine Todesbescheinigung aus und übergibt diese im Regelfall dem Bestatter.
• Haben Sie den Bestatter mit der Anzeige beauftragt, erstellt dieser eine schriftliche Sterbefallanzeige inklusive aller erforderlichen Urkunden und übergibt sie dem Standesamt.
• Hat sich der Sterbefall in einem Krankenhaus, Alten- und Pflegeheim oder sonstigen Einrichtung ereignet, wird seitens der Einrichtung ebenfalls die schriftliche Sterbefallanzeige erstellt und dem Standesamt zugesandt.
• Das Standesamt überprüft die vorgelegten Urkunden auf Echtheit und die Angaben auf den Unterlagen auf Vollständigkeit.
• Der Sterbefall wird im Sterberegister erfasst.
• Das Standesamt stellt, soweit beantragt, Sterbeurkunden aus dem erstellten Register aus.

• Ehe- oder Lebenspartnerschaftsurkunde der letzten Ehe oder Lebenspartnerschaft, gegebenenfalls ein Nachweis über die Auflösung
• Geburtsurkunde des Verstorbenen (gegebenenfalls nicht notwendig, wenn sich die Registrierungsdaten der Geburt aus einer Ehe oder Lebenspartnerschaftsurkunde ergeben)
• Nachweis über den letzten Wohnsitz (z. B. Personalausweis, einfache Melderegisterauskunft)
• Todesbescheinigung von einem Arzt oder einer Ärztin
• bei ausländischen Staatsangehörigen und Spätaussiedlern sind weitere Dokumente erforderlich. Das Standesamt wird den Bestatter oder die Angehörigen ggf. informieren.

Die Sterbefallanzeige wird den Einrichtungen (Krankenhäusern, Alten- und Pflegeheimen, sonstigen Einrichtungen) und den Bestattern vom Standesamt zur Verfügung gestellt. Manche Bestatter verwenden auch eigene Formulare.

Die Todesbescheinigung wird vom Arzt oder von der Ärztin ausgestellt und ist der Sterbefallanzeige beizufügen, sofern sie nicht direkt vom Krankenhaus an das Standesamt übersandt wird.

Eine elektronische Anzeige ist möglich (siehe Links).

Für die Anzeige eines Sterbefalls fallen keine Gebühren an.

Urkunden, die aus den Registern erstellt werden, sind gebührenpflichtig.

• Eine Urkunde im A5/A4-Format 15,00 €, jede weitere 7,50 €.
• Eine mehrsprachige (internationale) Urkunde 15,00 €, jede weitere 7,50 €.

Die Gebühren müssen vor der Rücksendung bzw. der Aushändigung der Unterlagen im Standesamt bezahlt werden. 

Zum Zweck der Sozialversicherung werden gebührenfreie Urkunden ausgestellt.

Ein Sterbefall muss spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag beim zuständigen Standesamt angezeigt werden.

In der Regel wird die Anzeige eines Sterbefalls nicht von den Angehörigen einer Verstorbenen oder eines Verstorbenen, sondern von den Bestattern vorgenommen.

Die Zuständigkeit liegt bei dem Standesamt, in dessen Bereich die Person gestorben ist.