Datenschutzerklärung

Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Wenn die Stadt Braunschweig personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass wir diese Daten z.B. erheben, speichern, verwenden, übermitteln oder löschen.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an welche Ansprechpartner/innen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Zweck der Verarbeitung und erhobene Datenkategorien:

• Zur Bereitstellung des Chatbots und zur Auslieferung von Antworten auf Ihre Anfragen
• Zur Qualitätssicherung und Analyse durch Auswertung anonymisierter Konversationen
• Zur Sicherstellung der Betriebssicherheit, insbesondere zur Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie zur Fehleranalyse

verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen:

• Nachrichteninhalte: Ihre eingegebenen Texte sowie eventuelle Anhänge (Gemäß der Nutzungsbedingungen enthalten diese keine personenbezogenen Daten)
• Session-Metadaten: Zeitstempel, Konversations-ID und Anzahl der Nachrichten
• Technische Merkmale: Informationen zu Ihrem Browser-/Gerätetyp sowie Ihre IP- Adresse

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben) i.V.m. § 3 NDSG für die die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

Es werden durch uns nur die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, die uns von Ihnen bereitgestellt werden. Wir erheben keine Sie betreffenden personenbezogenen Daten bei Dritten.

Nachrichteninhalte und Session-Metadaten werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss der Nutzung gelöscht. IP-Adressen werden direkt nach Beendigung der Sitzung gelöscht. Kommunikationsdaten wie Kanal-IDs werden unmittelbar nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Wir werden Ihre Daten ausschließlich für die oben genannten Zwecke speichern und streng vertraulich behandeln. Für die Nutzung der Dienste werden Unterauftragnehmer in Anspruch genommen. Diese sind:

- ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH, Dielingerstraße 39/40, 49074 Osnabrück

- Viind GmbH, Leightonstraße 3, 97074 Würzburg

sowie deren Unterauftragnehmer:

- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Hosting der Services des Auftragnehmers (primär)

- netcup GmbH, Daimlerstr. 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland
Hosting der Services des Auftragnehmers (alternativ)

- Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, Dublin, Irland
Bereitstellung von Suchdiensten, Datenbanken und Verarbeitungsdiensten für
natürliche Sprache (Azure Cognitive Services, Azure OpenAI, Azure Translator);
Hosting von Sicherungskopien

- DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln
Bereitstellung von automatisierten Übersetzungsdiensten

Recht auf Auskunft:

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen (Art. 15 DSGVO). In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren gemacht werden.

Recht auf Berichtigung:

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen (Art. 16 DSGVO).

Recht auf Löschung:

Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. Ziffer 4.).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

In den in Art. 18 DSGVO genannten Fällen (z. B. wenn Sie die Richtigkeit Ihrer gespeicherten

Daten bestreiten) haben Sie das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Eine Verarbeitung kann trotz Einschränkung dennoch erfolgen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

Recht auf Widerspruch:

Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, und sofern an der Verarbeitung kein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 21 DSGVO).

Widerrufsrecht bei Einwilligung:

Beruht die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall die Nutzung unserer Angebote für Sie nicht mehr möglich sein könnte.

Recht auf Beschwerde:

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Beschwerde einlegen.

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten:

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern es gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Ablehnung mit.

Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.