Digitales Arbeiten
Im Bereich digitales Arbeiten sind alle Ausprägungen der Digitalisierung innerhalb der Verwaltung gebündelt. Es geht um das Dokumenten-Management-System und seine verschiedenen Anwendungsfälle (Stichwort "papierloses Büro"), die Modernisierung der digitalen Infrastruktur in der Verwaltung, die Schulung und Förderung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Vorteile des digitalen Arbeitens und die Schaffung von Akzeptanz für die digitale Transformation der Verwaltung.
Verbesserte Arbeitsabläufe
Die Digitalisierung in allen Aspekten der täglichen Verwaltungsarbeit stellt eine der wichtigsten und zugleich herausforderndsten Aufgaben der digitalen Transformation dar. Es geht darum, verfügbare technische Möglichkeiten zu nutzen, um Arbeitsabläufe in der Verwaltung effizienter, komfortabler und intuitiver zu machen. Die strategische Bedeutung des Themenfeldes resultiert unter anderem aus dem Potential für Kosteneinsparungen, dem kulturellen Wandel hin zu einer digitalen Arbeitswelt, und den technischen Entwicklungen außerhalb der Sphären der Verwaltung bzw. einen technischen Stand, an die sich die meisten Menschen gewöhnt haben.
Digitalisierungsaktivitäten
Innerhalb der Verwaltung laufen derzeit verschiedene Digitalisierungsaktivitäten. Sie zielen darauf ab, möglichst viele der mit der Digitalisierung verbundenen Vorteile zu realisieren. Unter den laufenden Digitalisierungsvorhaben seien genannt:
- Digitalisierung von internen Prozessen
- Modernisierung von Netzwerk-Komponenten
- Einrichtung einer virtuellen Poststelle
- Modernisierung von Fachverfahren
- Ausweitung von WLAN
- Anpassung der Ausstattung von PC-Arbeitsplätzen
- Einführung der elektronischen Aktenführung
Geplante Digitalisierungsprojekte
Darüber hinaus sind in verschiedenen Organisationseinheiten weitere
Digitalisierungsprojekte in Planung. Sie setzen die strategischen Entwicklungslinien fort oder verwirklichen neu erkannte Potenziale der Digitalisierung. In der Planung befinden sich beispielsweise:
Auf strategischer Ebene ist die Stadt Braunschweig im Jahr 2022 eine Kooperation mit der skbs.digital GmbH zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und zur elektronischen Aktenführung eingegangen. Ein wesentlicher Teil der Aufgaben der Tochtergesellschaft des Städtischen Klinikums Braunschweig ist die Prozessanalyse zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) in den Verwaltungsabteilungen. Damit wird die
Grundlage für die Einrichtung des DMS geschaffen.
Im DMS lassen sich Dokumente elektronisch erfassen, speichern, medienbruchfrei bearbeiten und revisionssicher archivieren. Erste Organisationseinheiten der Stadtverwaltung arbeiten bereits im Echtbetrieb mit dem System und führen elektronische Akten – beispielsweise Personalakten und Steuerakten. Langfristig wird die Verwaltung ihre Strukturen so gestalten, dass die internen und externen Leistungen effizienter und effektiver erbracht werden können.